Information om behandling af dine personoplysninger

Odense Kommune og Odense Bibliotekerne behandler personoplysninger om dig (og dit barn) i forbindelse med, at du (eller dit barn) oprettes som låner ved Odense Bibliotekerne.

Det betyder, at vi er forpligtede efter GDPR til at give dig nogle informationer. Du kan i det følgende bl.a. læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvad vi bruger dem til.

Du skal ikke gøre noget på baggrund af disse informationer, du får dem blot, fordi vi er forpligtede til at oplyse dig herom.

1. Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne administrere dine lån og give dig adgang til bibliotekets eRessourcer, sende dig information om aflevering og reserveringer, samt give dig adgang til at benytte biblioteket uden for betjent åbningstid. Behandlingen sker efter lov om biblioteksvirksomhed og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, om behandling der er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.

Derudover kan dine personoplysninger blive behandlet i forbindelse med kommunens generelle opfølgning på økonomi, ressourcer, sagskvalitet m.v. Derudover kan oplysninger også blive anvendt i Odense Kommunes videnskabelige og statistiske undersøgelser. Enhver offentliggørelse af resultat fra sådanne undersøgelser vil være fuldt anonymiseret.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien:

• Personlig identifikation: cprnummer og lånerkortnummer
• Adresseoplysninger: navn, navn på eventuel værge, adresse, postnummer, by, land, telefonnummer, emailadresse.
• Administration af lån: tilhørsfilial, ferieperiode, interesseperiode, afhentningsfilial, lånte, reserverede og afleverede materialer, dine lister, herunder huskeliste, mellemværender med biblioteket og betaling af mellemværender, emails, sms’er og push-beskeder sendt til dig samt eventuel blokering af lån.

Når du benytter Odense Bibliotekernes hjemmeside, odensebib.dk, indsamler vi endvidere oplysninger om din IP-adresse, samt hvilke sider og funktioner på hjemmesiden, odensebib.dk, du har klikket på. Disse oplysninger opsamles hos bibliotekernes fælles statistikløsning Webtrekk/Mapp, og anonymiseres og benyttes af biblioteket til statistiske undersøgelser.

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Ud over de oplysninger du indtaster ved låneroprettelsen får vi dine personoplysninger i form af navne og adresseoplysninger fra CPR-registret ud fra dit CPR-nummer. Har du navne- og adressebeskyttelse i CPR-registret, bliver dette respekteret i bibliotekets systemer.

Hvem modtager dine personoplysninger?

Kommunen registrerer dine personoplysninger og videregiver kun personoplysningerne til andre modtagere, herunder offentlige myndigheder og private virksomheder, hvis der er et lovligt grundlag hertil.

Modtagerne af dine personoplysninger er primært Odense Bibliotekerne og kan også være bibliotekets leverandører eller relevante offentlige myndigheder, hvis der er grundlag herfor. Det kan f.eks. være SKAT ved oversendelse af gæld du måtte have til biblioteket.

Benytter du hjemmesidens digitale artikelservice overføres din e-mail og bibliotekskommune til Det Kongelige Bibliotek. Denne videregivelse er nødvendig for, at Det Kongelige Bibliotek kan levere digitale artikler direkte til dig. Se Det Kongelige Biblioteks privatlivspolitik her: https://www.kb.dk/privatlivs-og-persondatapolitik.

Når du besøger Odense Bibliotekerne, bliver du optaget på bibliotekets videoovervågning, som opbevares hos Odense Kommunes godkendte leverandør af videoovervågning.

Dine personoplysninger kan blive videregivet i det omfang, Odense Kommune er forpligtet til dette efter reglerne om aktindsigt i bl.a. offentlighedsloven. Vi foretager altid en konkret vurdering af hvilke oplysninger, der skal udleveres ifm. aktindsigter – og vi må f.eks. ikke udlevere oplysninger om enkeltpersoners private forhold.

Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Oplysningerne i elektronisk form er fysisk opbevaret sikkert hos Odense Kommune og/eller vores GDPR godkendte leverandører.

Oplysningerne bliver også behandlet hos vores leverandører – f.eks. leverandøren af det nationale bibliotekssystem.

De oplysninger vi har om dig, slettes automatisk, hvis du ikke har mellemværende eller været aktiv i tre år. Visse personoplysninger bliver automatisk slettet efter 30 dage. Det gælder oplysninger om afleverede materialer, betalte gebyrer, indholdet af beskeder sendt til dig og dine besøg på bibliotekerne uden for betjent åbningstid. Oplysninger om betalt erstatning bliver slettet efter ét år.

Hvis du ønsker at blive slettet som bruger på biblioteket før der er gået tre år, skal du henvende dig personligt på biblioteket.

Oplysninger om betaling af mellemværender, herunder mellemværender sendt til Gældsstyrelsen, vil i henhold til ”Budget- og regnskabssystem for kommuner”, Social- og Indenrigsministeriet, blive opbevaret i tre år fra udløbet af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører, jf. lov om forældelse af fordringer og arkivlovgivningens regler om bevaring og kassation. De tre år regnes fra det tidspunkt, hvor kravet er indfriet eller på anden måde nedbragt til en saldo på kr. 0,00.

Som udgangspunkt sletter bibliotekerne altid automatisk dine lånedata efter 30 dage. Dine lånedata kan bruges til at give dig anbefalinger af materialer. Anbefalingerne udformes automatisk på baggrund af de materialer, du har lånt, lagt på huskeliste, reserveret og/eller kigget på tidligere.

Dine personoplysninger er beskyttet med en stærk kryptering, og det er ikke muligt for andre at få oplyst hvem anbefalingerne er dannet på baggrund af.

Der kan også dannes anbefalinger til dig på baggrund af materialer du har lånt, uden at anvende andre brugeres data.

I forbindelse med videoovervågning i biblioteksrummet slettes disse optagelser efter 30 dage.

Du kan se mere om behandling af personoplysninger i forbindelse med videoovervågning i Odense Kommune på odense.dk.

Overførsel af dine personoplysninger til et tredjeland

Dine personoplysninger overføres i nogle situationer til et tredjeland, dvs. et land udenfor EU/EØS.

Du kan få tilsendt Odense Kommunes grundlag for overførsel af personoplysninger og ekstra sikkerhedsforanstaltninger ved at kontakte Odense Bibliotekerne eller Odense Kommunes DPO.

3. Lovgrundlag for behandlingen af personoplysninger

Behandlingen af almindelige personoplysninger sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.

Følsomme personoplysninger behandles efter artikel 9, stk. 2, litra f og/eller g samt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og stk. 4.

Dit personnummer behandles efter databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

4. Hvilke rettigheder har du?

Du har som borger en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen. Dine rettigheder er:

• Retten til indsigt i de personoplysninger vi behandler om dig.
• Retten til at få rettet urigtige personoplysninger om dig.
• Retten til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, hvis nogle særlige betingelser herfor er opfyldt.
• Retten til at få slettet dine personoplysninger. Bemærk at retten til sletning er begrænset af, at offentlige myndigheder er underlagt regler, der medfører, at personoplysningerne ikke kan slettes, f.eks. offentlighedsloven, arkivloven, mv.

Derudover har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, hvis ikke vægtige legitime grunde til behandlingen går forud herfor.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte Odense Kommune på nedenstående kontaktoplysninger.

5. Kontaktoplysninger

Odense Bibliotekerne er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger og kan kontaktes på tlf. 66131372 eller adm-bib@odense.dk. Du bedes dog altid sende via Digital post, hvis din henvendelse indeholder personoplysninger.

Spørgsmål vedr. databehandlingen

Hvis du har specifikke spørgsmål, der udelukkende omhandler kommunens håndtering af dine personoplysninger, kan du kontakte Odense Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO). Bemærk at DPO’en ikke kan svare på spørgsmål om din sag:

• Digital Post: link til DPO-kontakt i Odense Kommune 
• Adresse: Odense Kommune, Flakhaven 2, 5000 Odense C, att.: DPO

Du kan også finde den DPO’ens kontaktoplysninger på Odense Kommunes hjemmeside, www.odense.dk (i søgefeltet skal du skrive: ”databeskyttelsesrådgiveren”).

6. Hvis du vil klage

Du kan klage til Datatilsynet over Odense Kommunes behandling af dine personoplysninger på nedenstående kontaktoplysninger:

Mail: dt@datatilsynet.dk

Telefon: 33 19 32 00

Adresse: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Du kan også læse mere på Datatilsynets hjemmeside, www.datatilsynet.dk, se mere om, hvordan du klager under ”Dine rettigheder”.